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PDF Association mit erweitertem Vorstand

Berlin. Der neu gewählte Vorstand der PDF Assocation setzt sich aus elf Mitgliedern zusammen. Neu hinzugekommen sind mit Catherine Andersz, PDFTron Systems, und Alaine Behler, iText Software, zwei anerkannte Marketingexpertinnen. Darüber hinaus bereich …

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Rückblick auf die PDF Days Europe 2018 im Postmaster-Magazin

Das Postmaster-Magazin hat in seiner aktuellen Ausgabe einen Nachbericht zu den PDF Days Europe veröffentlicht, den Sie hier nachlesen können.

Videoaufzeichnungen und Präsentationen der PDF Days Europe 2018 jetzt verfügbar!

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Werkzeuge für die PDF/A-Erstellung

PDF/A-Dokumente lassen sich auf unterschiedlichen Wegen erzeugen:

  • aus gescannten Vorlagen,
  • über eine direkte Konvertierung der Ursprungsdaten,
  • über einen Export aus dem Programm, mit dem das Ursprungsdokument erstellt wurde,
  • über einen Zwischenschritt, der aus einer PDF-Datei schließlich PDF/A erzeugt,
  • und über Druckausgabeformate bzw. Druckdatenströme wie GDI, PCL, PostScript, AFP und XPS.

Im Folgenden werden lediglich einige typische Abläufe skizziert. Eine umfangreiche Liste mit Produkten, die eine entsprechende PDF/A-Erstellung unterstützen, ist auf www.pdfa.org, der Website der PDF Association, zu finden.

Desktop-Software

Auf dem Arbeitsplatzrechner bieten vor allem Office-Anwendungen bereits eingebaute bzw. leicht nachrüstbare Möglichkeiten, Textverarbeitungsdateien, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen direkt nach PDF/A zu exportieren. Wird die Option „Tagged PDF“ aktiviert, unterstützen sowohl Microsoft Office wie auch OpenOffice und LibreOffice sogar PDF/A der Konformitätsstufe A für semantisch strukturierte Daten.

OpenOffice Tagged PDF
Die PDF-Exportoptionen einiger Textverarbeitungsprogramme (hier OpenOffice) erlauben die Erstellung von PDF/A-1 inklusive „Tagged PDF“ als Voraussetzung für die Konformitätsstufe A.

Einige Lösungen für die Wandlung nach PDF/A klinken sich in die Druckdatenerzeugung ein und generieren auf diese Weise PDF- bzw. PDF/A-Dateien. Ein anderer Ansatz verwendet Programmier-Bibliotheken, um die Datenumformung durchzuführen oder PDF direkt zu schreiben.

Adobe Acrobat ist eine in vielen Bereichen eingesetzte Lösung für PDF und unterstützt PDF/A in umfassender Weise. Mit dieser Software lassen sich PDF/A-Dateien auch dahin gehend überprüfen, ob der PDF/A-Standard tatsächlich eingehalten wird.

Auch für die Aufgabenstellung Scan-to-PDF/A inklusive OCR gibt es Produkte für Einzelplatzrechner. Zum Teil befindet sich solche Software im Lieferumfang von Scangeräten.

Server-Lösungen

Für die PDF/A-Erstellung im großen Stil bieten sich Server-Lösungen an. So lassen sich Arbeitsabläufe unternehmensweit vereinheitlichen und große Datenaufkommen bewältigen. Einige Produkte, die auch für den Desktop-PC erhältlich sind, gibt es in Server-Versionen für die hochvolumige Verarbeitung.

Programmier-Bibliotheken

Programmier-Bibliotheken geben Entwicklern die Möglichkeit, eigene Anwendungen um PDF/A-Funktionen zu erweitern, ohne diese komplett selbst entwickeln zu müssen. Auch einige Desktop- oder Server-Produkte sind als Programmier-Bibliothek erhältlich. Somit können Hersteller in ihre Lösungen ohne eigenen Entwicklungsaufwand Funktionen integrieren, die zum Beispiel PDF/A erzeugen, prüfen und verwalten. Bei entsprechenden internen Projekten besteht für die IT-Abteilung die Möglichkeit, die individuelle Software-Umgebung des Unternehmens durch PDF/A-Features zu ergänzen.

Integrierte PDF/A-Funktionen

Zahlreiche Hersteller von Dokumentenmanagement- und Output-Management-Lösungen stellen Module zur Verfügung, mit denen PDF/A-Funktionen ausgeführt werden können. Schon heute sind viele Systeme für die hochvolumige Ansteuerung verschiedenster Eingangs- und Ausgangskanäle für die Formate PDF und PDF/A auf dem Markt verfügbar.

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Categories: PDF/A (Archivierung)