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PDF Association mit erweitertem Vorstand

Berlin. Der neu gewählte Vorstand der PDF Assocation setzt sich aus elf Mitgliedern zusammen. Neu hinzugekommen sind mit Catherine Andersz, PDFTron Systems, und Alaine Behler, iText Software, zwei anerkannte Marketingexpertinnen. Darüber hinaus bereich …

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Rückblick auf die PDF Days Europe 2018 im Postmaster-Magazin

Das Postmaster-Magazin hat in seiner aktuellen Ausgabe einen Nachbericht zu den PDF Days Europe veröffentlicht, den Sie hier nachlesen können.

Videoaufzeichnungen und Präsentationen der PDF Days Europe 2018 jetzt verfügbar!

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Bei vielen Aufgabenstellungen hat sich der PDF/A-Standard bewährt. Wir zeigen einige Beispiele aus der Praxis im Überblick.

Typische Anwendungsgebiete für PDF/A

Bei vielen Aufgabenstellungen hat sich der PDF/A-Standard bewährt. Wir zeigen einige Beispiele aus der Praxis im Überblick.

  • Gescannte Vorlagen für die Archivierung: PDF/A kommt in großem Maße beim Digitalisieren von Akten und Unterlagen auf Papier zum Einsatz. Ein Dokumentenscanner liest die Originale ein und eine dafür geeignete Software wandelt die Daten automatisch in eine durchsuchbare PDF/A-Datei um.
  • Archivmigration: Auch für digitale Archive, die noch ein älteres Format verwenden, gibt es Lösungen für eine Migration nach PDF/A. Der Umstieg kann in den meisten Fällen automatisiert erfolgen.
  • Eingangspost/Ausgangspost: Egal, ob ein Unternehmen eingehende Post als Brief oder per E-Mail empfängt: Mit PDF/A steht ein zuverlässiges Aufbewahrungsformat zur Verfügung. Briefpost lässt sich automatisch scannen und als PDF/A im Archiv ablegen, E-Mails sind samt Dokumentanhängen als PDF/A speicherbar. Auch für die Ausgangspost bringt eine Archivkopie als PDF/A Vorteile. Die Daten der Ausgangspost können dabei aus gängigen Druckdatenströmen wie AFP (Advanced Function Presentation) stammen.
  • Office-Dokumente: Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Textdokumente, die eine langfristige Relevanz haben und auf die über längere Zeiträume zugegriffen werden muss, sollten als PDF/A-Dokument archiviert werden. Zum Teil unterstützen dies die Ursprungsprogramme selbst, oder man nutzt zusätzliche Software. In beiden Fällen sind automatisierte Arbeitsabläufe möglich.
  • Dokumentation und Satzproduktion: Anleitungen oder Broschüren stammen meist aus Layoutprogrammen und Redaktionssystemen. Hier besteht die Möglichkeit, ohne großen Mehraufwand ein archivtaugliches PDF zu erstellen: entweder mit Zusatzlösungen aus den Herkunftsprogrammen heraus oder aus dem Druckvorlagen-PDF, das häufig bereits als PDF/X vorliegt, dem ISO-Standard für Druckunterlagen.
  • Dokumenterstellung aus Datenbanken: Viele PDF/A-Dateien stammen längst aus Datenbanken oder werden mithilfe von XML erstellt. Diese strukturierten Eingabedaten erlauben es oftmals, PDF/A-Dokumente mit der Konformitätsstufe A zu erzeugen. Zudem können Formulare in PDF/A gewandelt werden.
  • Elektronische Dokumentenmappen: Seit PDF/A-3 lassen sich auch Ursprungsdokumente direkt in ihrem Originalformat in die PDF/A-Datei einbetten. Somit entfällt die aufwendigere, hybride Archivierung, bei der bislang neben dem Archiv-PDF auch etwaige Dokumente (Excel, Bilddateien, CAD-Konstruktionszeichnungen) im Ursprungsformat separat zu verwalten waren. Dank PDF/A-3 liegen alle relevanten Informationen nun in einer einzigen Datei vor.
  • Zusammenarbeit im Team: Bei modernen Kollaborationsarchitekturen erweist sich vor allem PDF/A-3 als ausgesprochen leistungsfähig und flexibel. Durch seinen hy­briden Ansatz können zu jedem Dokument aktuelle Arbeitsfassung und letzter – stets archivtauglicher – Versionsstand innerhalb derselben Datei geführt werden. So unterstützt PDF/A-3 auf ideale Weise alle wesentlichen Funktionsaspekte beispielsweise einer Microsoft-SharePoint-Umgebung, dabei insbesondere die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, aber auch deren Verteilung und Archivierung.

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Tags: AFP, CAD, scanned documents
Categories: Architecture, Engineering & Construction (AEC), Archives & Libraries, Finance, Government, Healthcare, Legal, PDF/A