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PDF Association mit erweitertem Vorstand

Berlin. Der neu gewählte Vorstand der PDF Assocation setzt sich aus elf Mitgliedern zusammen. Neu hinzugekommen sind mit Catherine Andersz, PDFTron Systems, und Alaine Behler, iText Software, zwei anerkannte Marketingexpertinnen. Darüber hinaus bereich …

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Rückblick auf die PDF Days Europe 2018 im Postmaster-Magazin

Das Postmaster-Magazin hat in seiner aktuellen Ausgabe einen Nachbericht zu den PDF Days Europe veröffentlicht, den Sie hier nachlesen können.

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Zu PDF/A gab es vor allem kurz nach der Einführung kritische Stimmen, die meist auf Missverständnissen beruhten. Die häufigsten Mythen und Legenden im Überblick.

Mythen und Legenden rund um PDF/A

Zu PDF/A gab es vor allem kurz nach der Einführung kritische Stimmen, die meist auf Missverständnissen beruhten. Die häufigsten Mythen und Legenden im Überblick:

  • PDF/A-Dateien sind zu groß: PDF/A erlaubt durch die differenzierte Anwendung leistungsfähiger Kompressionsverfahren wie JBIG2 und JPEG – und seit PDF/A-2 auch JPEG2000 – sogar besonders kleine Dateigrößen. Die Einbettung von Schriften kann eine PDF/A-Datei geringfügig vergrößern. Dies kann bei Archivierung einer sehr großen Anzahl einzelner, eher gleichförmiger Dokumente unter Umständen problematisch sein, etwa bei Massen-Ausgangspost.
  • PDF/A ist nicht so revisionssicher wie TIFF: TIFF-Dateien lassen sich einfacher verändern als PDF- und PDF/A-Dokumente. Revisionssicherheit ist ohnehin nicht durch ein Dateiformat, sondern nur durch ein entsprechendes Dokumentenmanagement- oder Archivsystem möglich.
  • PDF/A erlaubt keine Signaturen: Das Gegenteil ist richtig. PDF/A unterstützt ausdrücklich die Einbettung von elek­tronischen Signaturen. PDF/A-2 fordert hierbei die Einhaltung des PADeS-Standards.
  • Links sind nicht erlaubt: Auch diese Behauptung stimmt nicht. Grundsätzlich sind Hyperlinks zulässig. Ob ein externer Link zu einem gültigen Ziel führt, ist für die Einhaltung des PDF/A-Standards nicht relevant.
  • PDF ist proprietär: Zwar wurde PDF ursprünglich vom Hersteller Adobe Systems entwickelt, doch inzwischen sind PDF (ISO 32000) und PDF/A (ISO 19005) ISO-Standards. TIFF hingegen ist lediglich weiterhin eine Spezifikation des Hersteller Adobe Systems und hat den Status eines ISO-Standards nicht erreicht.
  • Keine Textsuche für gescannte Dokumente: Texterkennungsverfahren sind für PDF/A erlaubt, sodass sich auch PDF/A-Dokumente aus gescannten Vorlagen durchsuchen lassen.
  • PDF/A wird nicht von DMS-Systemen unterstützt: Grundsätzlich kann jedes ECM-System, das sich auf PDF versteht, auch PDF/A verarbeiten. Viele DMS-Hersteller bieten Lösungen an, die PDF/A unterstützen.
  • PDF/A erlaubt keine Metadaten: Im Gegenteil: PDF/A erzwingt die Einbettung standardisierter Metadaten gemäß XMP, einem modernen Metadaten-Standard, der im Februar 2012 als „ISO 16684-1“ verabschiedet wurde. XMP-Metadaten lassen sich direkt in das PDF/A-Dokument einbetten.
  • PDF/A hat keine globale Relevanz: Diese Aussage ist falsch. Die ersten Initiativen und Produkte zu PDF/A kamen zwar vorwiegend aus dem deutschsprachigen Raum, doch inzwischen ist der ISO-Standard in vielen Ländern und Branchen sogar Empfehlung oder gesetzliche Vorgabe.
  • Die Implementierung von PDF/A ist kostspielig: Ja und nein. Zwar verursachen die Anschaffung der PDF/A-Lösungen und die Mitarbeiterschulung zunächst einmal Kosten, doch in vielen Umgebungen macht sich die Investition innerhalb weniger Monate bezahlt.

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Categories: PDF/A (Archivierung)